Questa guida nasce per aiutare chi, come me, in questo periodo in cui si consiglia stare a casa il più possibile, si è ritrovato a dover trasferire baracca e burattini nella propria abitazione, trovandosi costretti a far convivere, in casa, diverse funzioni:
lavorare, mangiare, rilassarsi, dormire e - perché no - allenarsi!
Non temere!
Ho pronti per te 10 consigli per organizzare al meglio e in maniera funzionale il tuo spazio di lavoro casalingo!
Non tutti hanno, in casa, una stanza da dedicare integralmente al lavoro, come uno studio, una stanza degli ospiti o un ambiente inutilizzato. Non tutti, poi, hanno la possibilità di organizzare il mobilio a proprio piacimento, come il caso di chi vive in affitto e deve sfruttare quel che ha a disposizione, cercando di ottenere la massima funzionalità per i propri scopi.
Per questo motivo, oggi voglio darti qualche consiglio per organizzare al meglio uno spazio di lavoro all'interno della tua zona giorno, in modo che non intralci la vita quotidiana della tua casa e ti consenta di avere tutto a portata di mano e di sentirti sempre comodo e a tuo agio.
Tutte le zone giorno delle nostre case hanno una cucina, un divano (o delle poltrone), almeno un tavolo e una libreria. Questi elementi sono sufficienti per passare delle piacevoli giornate lavorative casalinghe, utilizzando solo quello che hai già in casa!
Non ci credi?
Io ho usato proprio gli accorgimenti che ti sto per elencare.
Vediamoli subito insieme!
1. Non lavorare seduto sul divano e con il portatile sulle ginocchia
Alle parole: “lavoreremo in modalità smartworking” in molti abbiamo pensato: “evviva! Pigiama e divano tutto il giorno!”
Bene, per quanto possiamo avere moltissima stanchezza accumulata o sonno arretrato, e la postazione-divano può sembrare la soluzione più allettante e comoda, il mio consiglio è quello di adottare, anche in casa nostra, una postura più corretta possibile, durante le ore di lavoro davanti al computer.
Stando seduti sul divano, la nostra schiena non si trova in posizione eretta e lo schermo del pc non si trova alla giusta altezza rispetto ai nostri occhi, con il risultato di affaticare molto la zona lombare e la cervicale. Inoltre l’utilizzo del mouse può risultare molto scomodo e non troppo tardi avremo dolorini anche alla spalla e al polso!
Per scongiurare infiammazioni e fastidi non necessari, ti consiglio di posizionare il computer su un tavolo (come vedremo in seguito) e di sederti sulla sedia più comoda che hai. Una sedia che ti permetta di stare in posizione eretta con la schiena e con il collo (se hai l’impressione di curvarti con la schiena, posiziona un cuscino a sostegno della zona lombare). Ricordati di poggiare sempre i piedi a terra o su un rialzo. Posiziona lo schermo del computer a un’altezza e una distanza che ti consentano di non curvare la testa (e, se necessario, sollevalo con dei rialzi, come dei libri o una scatola). Avvicina più possibile la sedia al tavolo e tieni entrambi gli avambracci poggiati su di esso a 90°.
2. Assegna la funzione di postazione lavoro a un tavolo della casa o a una parte di esso
Se hai una zona giorno con cucina abitabile, probabilmente avrai anche due tavoli in casa, perciò ti consiglio di utilizzare la zona pranzo del soggiorno come studio.
Se invece disponi di un unico ambiente open space con angolo cottura, probabilmente avrai un solo piano di appoggio e, perciò, dovrai far convivere le funzioni di pranzo e lavoro insieme.
Ecco alcuni consigli su come puoi regolarti:
- dividi immaginariamente il tuo tavolo in tanti rettangoli e assegna per ogni commensale uno spazio minimo di 60x40 cm e, per ogni postazione lavoro, uno da 80x45 cm circa;
- assegna alla postazione di lavoro la parte del tavolo meno esposta al passaggio di persone e non espanderti mai oltre il rettangolo che hai immaginato (se necessario posiziona dei porta penne o altri accessori da lavoro per segnare il confine della tua area);
- se hai un tavolo allungabile, estendilo della lunghezza che ritieni necessaria per avere una distribuzione agevole delle aree di lavoro e di quelle dei pasti.
Ti mostro alcuni esempi di divisione, in relazione alle dimensioni del piano di appoggio. Ho ipotizzato tavolate da 3 o 4 commensali con 1 postazione di lavoro, ma puoi regolarti in base alle tue esigenze, seguendo i consigli che ti ho dato.
3. Evita la sovrapposizione delle funzioni
Per una corretta organizzazione funzionale degli spazi e per tenere tutto in ordine ed evitare di perdere documenti importanti, bisogna fare in modo che ad ogni ambito corrisponda una sola funzione.
Scegli, all’interno della tua zona giorno, un’area che, per quanto possibile, non sia di passaggio, nella quale non si sovrappongano i percorsi della tua vita casalinga, come indicato negli schemi che ho preparato. Se il tavolo o la scrivania non si trovano già nell’area che hai individuato, puoi decidere di spostarli.
4. Non spostare mai la tua postazione di lavoro
Una volta scelti il tavolo, la sedia e l’area della zona giorno in cui posizionarti,
cerca di non cambiare mai idea!
Per mantenere l’ordine e il controllo del tuo materiale di lavoro, è molto importante non dover mai smontare o spostare la tua postazione. Perciò, scegli oculatamente dove e in che modo posizionarti, per evitare crisi esistenziali!
5. Evita foglietti e post-it volanti
Bene, per mantenere l’ordine abbiamo stabilito di non spostare mai la nostra postazione… ma questo a volte potrebbe non bastare!
Quante volte in ufficio ti è capitato di segnare qualcosa su un post-it e attaccarlo in punti ben visibili?
Quante volte, poi, ti sei ritrovato con moltissimi appunti privi di un filo logico e senza alcuna speranza di ritrovare quella nota tanto importante?
Tutto questo è poco indicato quando si lavora in ufficio, ma in casa può diventare una tragedia! I rischi sono quelli di espandere le tue carte sugli spazi degli altri membri della famiglia, o di ritrovarti a puntare gli occhi su una nota pagamenti, proprio mentre stai gustando un bel piatto di pasta!
Per ovviare a questo problema, ci sono molte piattaforme open source online che ti aiutano ad organizzare i tuoi pensieri, senza bisogno di utilizzare carta e penna.
Ti lascio una lista di quelle che ho trovato più utili recentemente:
TRELLO
Trello è una piattaforma che si utilizza direttamente online. Ti basterà creare il tuo account e potrai gestire le tue note, organizzandole per bacheche e argomenti diversi e posizionandole in ordine di importanza. Potrai anche registrare i tuoi promemoria, le tue scadenze e i tuoi appunti, senza correre il rischio di perderli. Infine, potrai anche condividere le tue note con un tuo gruppo di lavoro. Davvero comodo!
se vuoi andare al sito di Trello clicca qui
OFFICE O LIBRE OFFICE
Se non vuoi perdere tempo ad imparare piattaforme che non conosci ed essere vincolato al loro utilizzo on-line, puoi sempre utilizzare il buon vecchio Word o creare una tabella Excel!
Io uso moltissimo quest’ultimo metodo, soprattutto quando ho una lista di cose da fare e non voglio dimenticare nulla!
SLACK
Slack è una piattaforma online utilissima per rimanere sempre in contatto con il tuo gruppo di lavoro. Ti servirà se sarai costretto a lavorare in team, ma a distanza. Con questa piattaforma puoi facilmente gestire il lavoro insieme a tutti i tuoi colleghi, scambiare materiale e chattare in tempo reale.
per andare sul sito di Slack clicca qui
IL TUO TACCUINO
Se proprio non sai rinunciare a carta e penna, usa un taccuino o un quadernino! Una volta scritto il tuo appunto, richiudilo e mettilo in un cassetto o in libreria.
Fare correttamente questo esercizio, ti aiuterà a prevenire crisi di nervi singole o famigliari!
6. Organizza il tuo materiale in modo che sia tutto a portata di mano
In ufficio, di solito, abbiamo a portata di mano i nostri fidati organizer, le cassettiere o le librerie. Ma, se ci siamo ritrovati a utilizzare temporaneamente una parte della zona giorno, potremmo non disporre di queste attrezzature.
Per avere comunque tutto a portata di mano, ti consiglio di utilizzare delle scatole che hai in casa e adoperarle per riporre il materiale da lavoro, come penne, quaderni, taccuini e chi più ne ha, più ne metta!
Io, ad esempio, ho utilizzato delle scatole di scarpe e le ho posizionate al bordo del tavolo!
7. Assicurati di avere la giusta illuminazione
Non posizionare mai l’illuminazione artificiale all’altezza degli occhi e non indirizzarla verso lo schermo del computer. Per un’illuminazione artificiale corretta direziona sempre la luce verso il piano di lavoro!
Ma non dimenticarti della luce naturale! Se sfruttata al meglio, può migliorare di molto le tue condizioni di visibilità! Vediamo insieme qualche esempio.
Se la disposizione degli spazi te lo consente, posizionati lateralmente rispetto alla tua fonte di luce. Se proprio non riesci a posizionarti così, scegli la situazione dell’immagine 2 (finestra di fronte) e scherma la finestra con delle tende ombreggianti. In ogni caso, però, evita il caso 1 (finestra alle spalle):
non c’è niente di più fastidioso per gli occhi dei riflessi sullo schermo del computer!
8. Assegna una sezione della libreria ai soli documenti di lavoro
Se in casa hai una libreria, puoi usarla anche per i tuoi documenti di lavoro. Usa però questo accorgimento: libera almeno un ripiano e utilizzalo esclusivamente per i tuoi documenti. In questo modo saprai che nessuno (te compreso!) li sposterà e avrai sempre tutto sotto controllo!
9. Ricordati di fare le giuste pause
So che non puoi fare la pausa caffè alla macchinetta dell’ufficio o al bar dietro l’angolo… però non devi necessariamente rinunciare alle tue meritate pause, solo perché stai lavorando da casa! Ricordati che
chi lavora al computer ha diritto a 15 minuti di pausa ogni 2 ore continuative davanti al pc. Questa norma serve a tutelare la salute psico-fisica del lavoratore, la vista e la postura (decreto legislativo 81 del 2008).
Perciò, ricordati ogni tanto di staccare gli occhi dallo schermo, alzarti, sgranchirti le gambe, prendere una boccata d’aria affacciandoti alla finestra e, perché no, prepararti un bel caffè! Non sarà il bancone di un bar ma il caffè che facciamo con la nostra caffettiera è sempre il più buono di tutti!
10. Non lavorare più ore del necessario
Lavorare in smartworking può sembrare uno spasso all’inizio e in molti avranno pensato:
“ho tutte le comodità di casa mia”, “il capo non mi vede posso organizzarmi come voglio!”, “posso organizzare la mia didattica online come e quando dico io!”.
In realtà quando si lavora a casa, il problema più grande è proprio quello di non avere orari. Il tempo diventa una massa unica e rischiamo di non renderci conto di quante ore stiamo passando a lavorare! Questo può portare a stanchezza, problemi di postura, affaticamento della vista, mal di testa e malumore!
Ricordati che, oltre a lavorare, ci sono molte altre cose che puoi fare dentro casa, come vedere un bel film, leggere un libro, dedicarti alla cucina, fare un aperitivo in famiglia o fare allenamento con dei video tutorial! Lavora sempre e solo il necessario, quindi! Per farlo, ti consiglio di mettere delle sveglie che ti ricordino quando è ora di staccare!
Spero che questi consigli ti siano stati utili e che soprattutto ti abbiano dato un piccolo momento di svago!
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